Cara Stock Opname Apotek yang Benar: Persiapan, Langkah, dan Tindak Lanjut Selisih

Apa Itu Stock Opname di Apotek?

Stock opname adalah kegiatan menghitung stok fisik obat lalu mencocokkannya dengan catatan stok di sistem. Tujuannya untuk menemukan selisih, baik karena salah input, obat rusak atau kedaluwarsa, maupun kehilangan.

Untuk apotek, stock opname juga menjadi momen untuk memeriksa tanggal kedaluwarsa dan kondisi penyimpanan obat. Idealnya dilakukan menyeluruh minimal setiap 3–6 bulan, dan opname sebagian (per rak atau per golongan) dilakukan lebih sering.

Persiapan Sebelum Stock Opname

• Tentukan jadwal di luar jam sibuk, misalnya setelah tutup atau di awal pagi.
• Selesaikan semua input penjualan, pembelian, dan retur sebelum mulai menghitung.
• Cetak atau ekspor daftar stok dari sistem sebagai lembar hitung.
• Bagi tim per area: rak bebas, rak obat keras, gudang, dan lemari narkotika/psikotropika.
• Siapkan area karantina untuk obat rusak dan kedaluwarsa yang ditemukan.

Langkah-Langkah Stock Opname

1. Hitung stok fisik per item dalam satuan terkecil (tablet, kapsul, botol) agar tidak terjadi salah konversi.
2. Periksa tanggal kedaluwarsa dan nomor batch sambil menghitung. Pisahkan obat yang sudah atau hampir kedaluwarsa.
3. Catat hasil hitung di lembar hitung, lalu minta orang kedua melakukan pengecekan ulang secara acak.
4. Bandingkan dengan stok sistem dan tandai item yang selisih.
5. Telusuri penyebab selisih lewat kartu stok: apakah ada pembelian belum diinput, salah satuan, atau transaksi tertukar.
6. Lakukan penyesuaian stok di sistem untuk selisih yang sudah diverifikasi, beserta keterangan alasannya.

Menindaklanjuti Selisih Stok

Selisih kecil wajar terjadi, tetapi pola selisih yang berulang pada item yang sama perlu diwaspadai. Beberapa tindak lanjut yang bisa dilakukan:

• Perbaiki pengaturan satuan dan konversi jika selisih terjadi karena salah satuan.
• Wajibkan input pembelian di hari barang datang.
• Batasi hak akses penyesuaian stok hanya untuk apoteker penanggung jawab atau pemilik.
• Ajukan retur ke PBF untuk obat yang mendekati kedaluwarsa jika masih memenuhi syarat.

Stock Opname Lebih Cepat dengan Aplikasi

Dengan PharmaSync, daftar stok bisa diekspor ke Excel sebagai lembar hitung, setiap pergerakan stok tercatat di kartu stok untuk menelusuri selisih, dan hasil opname bisa langsung dimasukkan lewat fitur penyesuaian stok. Hak akses per peran membantu memastikan hanya orang yang berwenang yang dapat mengubah stok.